Excel merupakan aplikasi pengolah kalkulasi data dan tabel yang sangat powerful. Menguasainya bisa jadi skill yang dibutuhkan dimanapun anda bekerja. Anda bisa mulai dengan 12 langkah belajar excel dengan cepat yang ada di situs ini untuk mempelajarinya.

Walau anda sudah memasukkan data ke dalam baris maupun kolom, data-data tersebut dalam Excel masih terdefinisi sebagai data biasa, bukanlah sebuah tabel. Untuk itu data diatas perlu kita ubah menjadi tabel.

Caranya adalah pilih semua data anda dan klik menu “Home” (1) > “Format as Table” (2) dan pilih format tabel yang anda inginkan (3). 

Kemudian anda akan diminta untuk memasukkan data yang akan dijadikan tabel. Karena kita sudah memilih semua datanya sebelumnya, biarkan saja seperti itu. Pastikan beri tanda centang pada “My table has headers” untuk menandakan bahwa tabel kita sudah memiliki header seperti No, nama depan, belakang, dan lain-lain.

Dengan membuat data menjadi tabel, ada berbagai macam hal baru yang bisa dilakukan secara otomatis. Misalnya saja gambar diatas, penulis mengurutkan dari A ke Z untuk email. Selain itu, penulis juga bisa menyaring email berdasarkan kata kunci yang penulis tentukan. Sehingga, atur dulu data yang akan anda cetak menggunakan cara ini jika diperlukan.

Anda bisa menentukan baris dan kolom apa saja yang akan anda cetak menggunakan Print Area. Secara bawaan, seluruh tabel anda akan di cetak. Namun jika anda menginginkan hanya baris 1 hingga 10 saja yang anda ingin cetak, anda bisa melakukannya dengan mudah.

Pada tabel diatas, penulis memiliki 100 baris data. Misal anda ingin mencetak dari nomor 1 hingga 10 saja, klik dan drag untuk menyeleksinya dan klik menu “Page Layout” > “Print Area” > “Set Print Area”. Dengan begitu, hanya header dan data dari 1 hingga 10 saja yang akan dicetak. Anda tidak perlu melakukan ini jika ingin mencetak semua.

Ketika anda mengetik sebuah data yang terlalu panjang, Excel tidak secara otomatis memperlebar kolomnya. Dan jika anda cetak, data yang tersembunyi dalam sel tidak akan tercetak.

Untuk memperlebar kolom, klik dobel pada panel kolom bagian kanan seperti animasi diatas dan Excel akan memperlebar secara otomatis sesuai data mana yang paling panjang. Lakukan hal ini juga terhadap kolom yang lain jika diperlukan.

Solusi lain dari data yang terlalu banyak adalah dengan menggunakan “Wrap Text”. Caranya adalah klik sekali kolom yang ingin anda ubah klik “Wrap Text”. Dengan tidak melakukan pengaturan lebar kolom maupun Wrap Text ini, bisa jadi beberapa data anda tidak tercetak.

Dengan Orientation, Margin, dan Scaling, anda bisa mengatur jarak dari ujung kertas hingga tabel yang dicetak. Untuk mengatur Margin, tekan tombol CTRL + P dimana shortcut keyboard ini menuju langsung ke halaman cetak.

Selain mengatur Margin, mengatur orientasi kertas juga sangat penting. Jika tabel anda memiliki banyak header, gunakan orientasi “Landscape”. Jika memiliki banyak baris data, gunakan “Portrait”. Dalam studi kasus ini, penulis ingin mencetak seluruh tabel dari baris satu hingga 100. Karena memiliki banyak data dan header yang penulis miliki hanya 6, penulis menggunakan orientasi “Portrait” seperti gambar diatas.

Selanjutnya, saatnya kita mengatur Margin. Anda bisa memilih Margin yang Excel sudah sediakan maupun mengatur sendiri. Sebagai contoh Margin dengan jenis “Wide”, tabel akan dicetak dengan Margin yang terlihat lebih lebar dan luas. “Narrow” akan meminimalisir margin baik panjang maupun lebar dan sangat cocok untuk data dan kolom header yang banyak. Untuk mengatur sendiri, klik “Custom Margins…”

Pengaturan Margin di atas, bawah, kiri, dan kanan semua bisa anda ubah disini sesuai kebutuhan. Agar tabel terlihat sempurna, mencentang “Horizontally” dan “Vertically” pada pengaturan “Center on page” sangat diperlukan agar tabel tercetak tepat di tengah secara vertikal maupun horizontal.

Terakhir adalah Scaling atau pengaturan ukuran tabel. Anda bisa mengatur agar tabel terlihat lebih kecil dan bahkan lebih besar tergantung kebutuhan. Pada animasi diatas, Excel hanya mampu mencetak hingga data nomor 49. Selebihnya, Excel akan mencetaknya di kertas baru. Jika anda ingin mencetak seluruh baris dalam satu kertas, anda bisa klik “No Scaling” dan pilih Scaling berjenis “Fit All Rows in One Page”.

Anda bisa mengatur lebih lanjut Scaling secara manual dengan mengklik “Custom Scaling Options…” dan akan muncul jendela seperti gambar diatas. Sebagai contoh penulis ingin mencetak dengan mengurangi ukuran tabel sebenarnya sebesar 50%.

Masih di jendela yang sama seperti “Custom Scaling Options…”, anda bisa mengklik tab “Header/Footer” dan silahkan anda buat Header/Footer yang biasa anda buat ketika menggunakan Microsoft Word. Menambahkan nomor halaman serta tanggal dibuat bisa semua anda lakukan disini.

Saat ini, anda sudah siap mencetak jika anda telah mengikuti seluruh cara print Excel di artikel ini. Untuk melihat lagi preview dari tabel yang akan anda cetak, anda bisa lihat pada panel sebelah kanan layar anda seperti gambar diatas. Seperti yang anda lihat, penulis sudah menambahkan Header/Footer.

Sekarang, anda sudah mempelajari cara print Excel dengan presisi yang luar biasa hingga bisa menambahkan Header/Footer. Diharapkan artikel ini mengubah kebiasaan lama anda dalam mencetak yang mungkin belum efisien dan belum benar caranya. Lalu, apakah ada cara lain yang mungkin bisa ditambahkan di artikel ini? Bagaimana cara anda sebelumnya untuk mencetak data Excel anda? Tulis di kotak komentar pengalaman anda ya.